Tietosuojaseloste | Pakilan Voimistelijat

Pakilan Voimistelijat PNV ry, jäsen-, luottamushenkilö- ja yhteistyökumppani- sekä markkinointirekisterin tietosuojaseloste

Hyväksymispäivä: 11.4.2022, Päivitetty 2.1.2024

1. Rekisterinpitäjä

Pakilan Voimistelijat PNV ry, y-tunnus 0215257-7, Ohrahuhdantie 2A , 00680 Helsinki

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Sanna Mäkelä, sanna.makela@pnv.fi, p. 040-5732981

3. Rekisterin nimi

Jäsen-, luottamushenkilö-, yhteistyökumppani- ja markkinointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Pakilan Voimistelijat PNV ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Tietojen käsittely perustuu toimi- ja luottamushenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta Pakilan Voimistelijat PNV ry:n oikeutettuun etuun eli työsuhteeseen tai sovittuun yhteistyöhön.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Pakilan Voimistelijat PNV ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Pakilan Voimistelijat PNV ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
Alaikäisen jäsenen osalta
- Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
- Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
Valokuva
Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
Allergiat ja ruokavaliot
Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimi- ja luottamushenkilöistä:

Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
Laskuihin liittyvät tiedot
Valokuva
Luottamus- ja vapaaehtoisroolit
Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
Palkanmaksuun liittyvät tiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

Nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot voidaan saada rekisteröidyltä itseltään, tiedot voivat kertyä rekisterinpitäjän omassa toiminnassa tai tietoja voidaan saada muista rekisteristä kolmansilta tahoilta.

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Pakilan Voimistelijat PNV ry:lle.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin. Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietoja voidaan luovuttaa ainakin seuraaviin tarkoituksiin:

1) Kilpailut

Rekisteröityneen henkilö- ja lisenssitiedot kilpailuun ilmoittautumisen mahdollistamiseksi sekä tulosten laskemista ja julkaisemista varten.

2) Koulutukset, leirit, tapahtumat yms.

Rekisteröityneestä välitetään tapahtuman toteuttamiseen tarvittavat henkilötiedot kolmasilleosapuolille, kuten majoituksen ja kuljetuksen järjestäjille.
Rekisteröidyn itsensä ilmoittamat ruoka-aine allergiat ja muut terveyteen liittyvät välttämättömät tiedot voidaan ilmoittaa, jotta rekisteröidyn henkeen ja terveyteen kohdistuva etu voidaan taata.

3) Markkinointi

Nimi ja sähköpostiosoite vain niiden kohdalla, jotka ovat sallineet markkinoinnin.

4) Laskutus ja taloushallinto

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.
Tietoja voidaan luovuttaa palveluntarjoajille, joiden palvelut ovat tarpeellisia seuran laskutuksen, kirjapidon ja muun taloushallinnon kannalta.

5) Voimisteluliiton vuositilastointi

Jäsentiedot ilmoitetaan Hoikaan Voimisteluliiton vuosiraportoinnin mahdollistamiseksi

6) Viranomaiset

Tietoja voidaan luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.

Henkilötietoja voidaan siirtää muille rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelijä toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi:

Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään 10 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen
Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään jäsenyyden päätyttyä kolme vuotta
Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot on varmennettu 2-kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Pakilan Voimistelijat PNV ry voi pyytää varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelyä.

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

10. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä selosta on hyväksytty Pakilan Voimistelijat PNV ry:n hallituksessa 11.4.2022 ja päivitys on hyväksytty 2.1.2024. Suosittelemme että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme tietosuojaselosteessa.

Pakilan Voimistelijat PNV ry, jäsen-, luottamushenkilö- ja yhteistyökumppani- sekä markkinointirekisterin tietosuojaseloste

Evästeasetukset